Combien de temps a pris la conception et le déploiement de cette plateforme de réservation ?

Le socle de la plateforme — portail de réservation, portail entreprise, dashboard instructeur et application membre — a été conçu et livré en 3 mois. Le système ayant été pensé multi-tenant dès le départ, chaque nouveau studio peut désormais être ouvert par simple configuration plutôt que par un nouveau cycle de développement.

Est-ce que cette solution remplace le personnel d'accueil, ou juste leur travail de planification manuelle ?

Elle supprime la coordination manuelle — réservations téléphoniques, listes d'attente sur papier, vérification des soldes — pas le personnel lui-même. Les équipes d'accueil sont passées de matinées entières à trier des réservations et appeler des membres pour des annulations, à un temps recentré sur les membres, pendant que confirmations, rappels et promotion de liste d'attente tournent automatiquement.

Comment le portail entreprise fait-il concrètement gagner du temps aux chargés de compte ?

Auparavant, les chargés de compte compilaient à la main des rapports d'usage mensuels pour chaque contact RH, en croisant les réservations des salariés avec les crédits alloués. Le portail en libre-service donne désormais aux administrateurs RH une visibilité en temps réel sur l'usage de leurs propres salariés, ce qui supprime totalement cette compilation manuelle et libère du temps pour le renouvellement et la croissance des comptes.

Que se passe-t-il quand un cours risque d'être annulé faute de participants ?

Les instructeurs reçoivent des alertes automatiques de sous-inscription plusieurs jours à l'avance, au lieu de le découvrir le matin même, ce qui leur laisse le temps de promouvoir le cours directement auprès des membres. La direction dispose aussi d'une vue sur l'ensemble de la chaîne des créneaux sous-performants, permettant de reprogrammer ou retravailler un cours en difficulté avant qu'il n'échoue purement et simplement.

Retour aux études de cas

Bien-être & LifestyleDéveloppement d'applications SaaS

Plateforme de réservation bien-être & cours

Conception d'un système de réservation de studio en temps réel avec forfaits bien-être d'entreprise, outils pour instructeurs et gestion des membres, pour une chaîne de studios multi-sites qui peinait à dépasser une planification manuelle par téléphone.

Planification des cours entièrement automatisée éliminant conflits de réservation et admin manuel

Client

Confidentiel — Chaîne de studios bien-être

Secteur

Bien-être & Lifestyle

Calendrier

3 mois

Technologies

7+ outils

Le défi

!La réservation des cours reposait entièrement sur le téléphone et l'email, l'accueil jonglant entre feuilles d'inscription papier et tableurs partagés sur plusieurs sites, ce qui générait régulièrement des doubles-réservations et des conflits de dernière minute, au grand dam des membres comme des instructeurs.

!Les clients entreprises — qui achetaient des forfaits groupés de cours pour leurs salariés — n'avaient aucun moyen d'allouer, suivre ou reporter leur utilisation séparément des adhésions individuelles, obligeant les gestionnaires de comptes à réconcilier les crédits entreprise à la main à chaque fin de cycle de facturation.

!Les instructeurs ne disposaient d'aucun outil en libre-service : la moindre modification d'horaire, de salle ou de capacité nécessitait un email au responsable du studio, qui devait ensuite mettre à jour le planning papier et prévenir chaque membre concerné individuellement.

!Le taux de désabonnement augmentait car l'expérience de réservation paraissait datée et frustrante, sans visibilité sur les crédits de forfait restants, sans rappel avant un cours, et sans aucun sentiment de progression ou de jalons pour fidéliser les membres sur la durée.

!Aucun reporting centralisé n'existait sur le taux de remplissage des cours, les créneaux de pointe ou le chiffre d'affaires généré par instructeur, ce qui poussait les responsables de studio à décider des plannings et des effectifs à l'instinct plutôt qu'à partir de données.

!Les listes d'attente, quand elles existaient, étaient notées sur des post-it à l'accueil, si bien que les désistements restaient souvent non pourvus même lorsque des membres cherchaient activement une place dans un cours complet.

!Les paiements et le suivi des forfaits vivaient dans un système totalement séparé du processus de réservation, obligeant le personnel d'accueil à vérifier manuellement le solde d'un membre avant de confirmer toute réservation, ce qui ralentissait chaque transaction.

!L'ouverture de nouveaux studios était lente et hétérogène car chaque site réinventait son propre processus papier, faute de workflow digital standardisé à déployer à mesure que la chaîne s'agrandissait.

!Les instructeurs n'avaient aucune visibilité sur les cours risquant l'annulation faute de participants avant le matin même, sans possibilité de les promouvoir à temps, et la direction n'avait aucun moyen simple de repérer les créneaux sous-performants sur l'ensemble de la chaîne avant que le planning d'un site n'ait déjà échoué pour la semaine.

!Les clients entreprise bien-être — un segment de revenus en croissance — n'avaient aucun moyen en libre-service de voir comment leurs employés utilisaient réellement leurs crédits de cours alloués, si bien que les chargés de compte de la chaîne de studios passaient des heures chaque mois à compiler manuellement des rapports d'usage pour les contacts RH des entreprises.

Notre solution

Construction d'un portail de réservation grand public avec calendrier de cours en temps réel, inventaire de places live et promotion automatique des listes d'attente, de sorte qu'une place libérée soit instantanément proposée au membre suivant sans intervention du personnel.

Création d'un portail bien-être entreprise dédié permettant aux administrateurs RH d'allouer des forfaits de cours aux salariés, de traiter des réservations groupées pour des sessions d'équipe et de générer des rapports d'utilisation en libre-service liés à la durée du contrat.

Développement d'un dashboard instructeur donnant aux formateurs un contrôle direct sur leur propre planning, la capacité des cours et l'attribution des salles, avec un système simple de pointage des présences qui met automatiquement à jour la progression des membres.

Mise en place d'un portail membre consolidant l'historique de réservation, les crédits de forfait restants et les jalons de progression (séries, cours complétés, objectifs atteints) dans une vue unique conçue pour renforcer l'engagement et réduire le churn.

Intégration d'une messagerie transactionnelle automatisée — confirmations de réservation, rappels 24 heures avant le cours, notifications d'annulation ou de promotion depuis la liste d'attente — envoyée par email et SMS, éliminant toute dépendance à un rappel manuel du personnel.

Construction d'un dashboard analytique studio affichant les taux de remplissage, des heatmaps des créneaux de pointe et le chiffre d'affaires par instructeur, donnant aux responsables les données nécessaires pour ajuster planning et effectifs de façon proactive.

Unification des paiements et des soldes de forfaits directement dans le flux de réservation via Stripe, de sorte que réservation de place, déduction de crédit et facturation entreprise s'exécutent de façon atomique, sans réconciliation manuelle.

Conception du système comme un déploiement multi-tenant reproductible, permettant d'ouvrir un nouveau studio par simple configuration plutôt que par développement sur mesure, en soutien des plans d'expansion de la chaîne.

Mise à disposition pour les instructeurs d'un tableau de bord de fréquentation en direct pour leurs propres cours à venir, avec alertes automatiques de sous-inscription plusieurs jours à l'avance, et pour la direction d'une vue de la performance des créneaux sur toute la chaîne, permettant de promouvoir ou reprogrammer un cours sous-rempli avant son annulation pure et simple.

Construction d'un portail entreprise en libre-service où les contacts RH voient l'usage des crédits en temps réel pour l'ensemble de leurs employés, éliminant le reporting manuel mensuel qui consommait auparavant des heures de temps de chargé de compte par client entreprise.

Impact mesurable

Doubles-réservations

Zéro incident depuis le lancement

L'inventaire de places en temps réel et le verrouillage atomique des réservations ont éliminé tout conflit, quel que soit le type de cours ou le site, sans aucune double-réservation constatée depuis la mise en service.

Temps admin économisé

15+ h/semaine

Les outils en libre-service pour instructeurs et membres ont supprimé la coordination manuelle qui accaparait auparavant l'accueil chaque jour.

Clients entreprises

3 nouveaux comptes signés

Le portail B2B dédié a amélioré les taux de renouvellement et contribué directement à la signature de trois nouveaux comptes entreprise après le lancement.

Taux de remplissage

Hausse de 20 à 25 %

La promotion automatique des listes d'attente et les rappels ont augmenté l'utilisation moyenne des cours d'environ 20 à 25 % sur l'ensemble des studios.

Délai d'ouverture

De plusieurs semaines à moins de 3 jours

Les nouveaux studios sont désormais lancés sur une configuration digitale standardisée en moins de trois jours, au lieu de reconstruire sur plusieurs semaines leur propre processus papier.

Engagement des membres

Hausse de 30 % ou plus des réservations récurrentes

Le suivi de progression et la visibilité sur les jalons ont donné aux membres une raison de revenir au-delà de la séance elle-même, augmentant d'environ 30 % ou plus le taux de réservations récurrentes.

Réconciliation des paiements

100 % automatisée, zéro vérification manuelle

Crédits de forfait, facturation entreprise et paiements Stripe se règlent désormais automatiquement, supprimant entièrement la vérification manuelle par l'accueil.

Annulations pour sous-fréquentation

Réduction de 40 % ou plus

Les alertes précoces permettent aux instructeurs et à la direction d'intervenir sur les cours sous-remplis plusieurs jours avant l'échéance d'annulation, réduisant d'environ 40 % ou plus les annulations de dernière minute.

“Notre équipe d'accueil passait toutes ses matinées à gérer des réservations sur papier et à appeler les membres pour les annulations. Aujourd'hui, elle se concentre sur les membres plutôt que sur la logistique. Le portail entreprise a, à lui seul, ramené trois nouveaux comptes, et nos instructeurs ont enfin le contrôle sur leur propre planning. Nous repérons désormais les cours en difficulté tôt, au lieu de découvrir leur échec le matin même où ils devaient avoir lieu.”
R
Responsable Opérations Studio
VP Opérations, Bien-être & Lifestyle (NDA)

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